El mundo moderno está repleto de “feroces” y desconcertantes siglas que oscurecen nuestro día a día. Vas a preguntar o a leer sobre un tema y tienes que hacer 10-15 “inmersiones” en otros sitios para entender de qué va el asunto principal. Para colmo de males hay siglas no solo en español, también en inglés, francés…y hasta en ruso. Yo, que hablo y leo fluidamente en idioma ruso, a veces paso trabajo para entender siglas de la modernidad en ruso y palabras transliteradas del inglés con letras rusas que no se usaban en mis años de estudiante en Moscú. Bueno impacientes lectores, ya saben que siempre desvarío un poco; pero me corrijo y vuelvo al camino principal. Hoy quiero hablar de los ERP, que son las siglas en inglés correspondientes a Enterprise Resource Planning, es decir, Planificación de Recursos Empresariales en español. Sígame para que conozca qué se oculta bajo este nombre.
La manera más simple de definir el ERP es pensar en todos los procesos de negocio centrales necesarios para operar una empresa: finanzas, contabilidad, recursos humanos, fabricación, cadena de suministro, servicios, mantenimiento, adquisición (de bienes, servicios o recursos necesarios), gestión de mantenimiento y otros. En su nivel más básico, el ERP ayuda a gestionar de forma eficiente todos estos procesos en un sistema integrado. Es como «el sistema nervioso central de una empresa». Un sistema de ERP brinda la automatización, integración e inteligencia esenciales para ejecutar eficientemente todas las operaciones cotidianas de negocio. La mayoría o todos los datos de una organización deben residir en el sistema de ERP para poder brindar una única fuente de información en todo el negocio.
No podía ser de otra forma, el mundo moderno tan digitalizado, comunicado, globalizado y siempre apurado, necesita de sistemas computarizados que se encarguen de forma automática de llevar control de todos estos procesos y facilitar la toma de decisiones finales a los empresarios, así que esta información debe estar en su teléfono móvil, a toda hora disponible. Las finanzas requieren un ERP para cerrar rápido los libros. Las ventas necesitan un ERP para gestionar todos los pedidos del cliente. La logística depende de un software de ERP que funcione correctamente para ofrecer a los clientes los productos y servicios adecuados a tiempo. La gestión de los recursos humanos requiere de un ERP que contenga toda la información sobre los empleados actuales y la cantera. La contabilidad de acreedores necesita un ERP para pagar a los proveedores correctamente y a tiempo. La gerencia necesita visibilidad instantánea del rendimiento de la empresa para tomar decisiones oportunas. Y los bancos y accionistas requieren registros financieros precisos, así que cuentan con los datos y análisis confiables que el ERP hace posibles. En fin, si mi insaciable lector desea conocer estadísticas que avalen el uso de los EPR les recomiendo mirar este sitio: 60 must-know ERP statistics. El objetivo es reducir los costos y aumentar la productividad, ese es el sueño de cualquier empresario.
Un buen sistema ERP ofrece muchas ventajas, que pueden variar en función de cómo se implemente el sistema; pero yo resumiría los siguientes seis beneficios que son comunes a cualquier implementación. 1. Mayor productividad: optimiza y automatiza sus procesos de negocio centrales para ayudar a todas las personas de su organización a hacer más con menos recursos. 2. Información estratégica más profunda: elimina los “silos” de información atascada, permite obtener una única fuente de información, que ofrece respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas. 3. Informes instantáneos: agiliza los informes financieros y de negocios y comparte los resultados fácilmente. Permite actuar en base a información estratégica y mejora el rendimiento en tiempo real. 4. Reduce el riesgo: maximiza la visibilidad y el control del negocio, garantiza el cumplimiento de los requisitos regulatorios, y proyecta y previene cualquier riesgo. 5. TI más simple: usando aplicaciones de ERP integradas que comparten una base de datos, usted puede simplificar la TI y ofrecerles a todos una manera más fácil de trabajar. 6. Agilidad mejorada: con operaciones eficientes y rápido acceso a datos en tiempo real puede identificar rápidamente nuevas oportunidades y reaccionar a ellas.
Un sistema de ERP –también llamado «suite de ERP»– está compuesto por módulos integrados o aplicaciones de negocio que se hablan entre sí y comparten una base de datos común. Cada módulo de ERP generalmente se enfoca en un área del negocio, pero todos trabajan juntos usando los mismos datos para cumplir con las necesidades de la empresa. Finanzas, contabilidad, recursos humanos, ventas, adquisiciones, logística y cadena de suministro son puntos de partida populares. Las empresas pueden elegir el módulo que deseen y agregar y escalar según sea necesario.
Los sistemas de ERP también admiten requisitos específicos de la industria, ya sea como parte de la funcionalidad central del sistema o a través de extensiones de aplicaciones que se integran fluidamente con la suite. El software de ERP se puede comprar usando un modelo de suscripción en la nube (SaaS, software como servicio) o un modelo de licencia (on-premise, es decir instalado en tu propia empresa).
Hay tres tipos de implementaciones de ERP (como de cualquier software en la vida moderna. ERP en la nube: el software se aloja en la nube y se entrega por internet como un servicio al que usted se suscribe. Por lo general, el proveedor de software se encarga en nombre de usted del mantenimiento, actualización y seguridad habituales. Hoy, el ERP en la nube es el método de implementación más popular por muchas razones (incluyendo costos iniciales más bajos, mayor escalabilidad y agilidad, integración más fácil, y mucho más). ERP on-premise (es decir en tus instalaciones propias): Este es el modelo tradicional para implementar software en el que usted controla todo. El software de ERP habitualmente es instalado en su centro de datos en las ubicaciones de su elección. La instalación y mantenimiento del hardware y software son responsabilidad de su personal y los problemas de suministro eléctrico corren a cuenta suya. ERP híbrido: Para empresas que quieren una mezcla de ambos para cumplir con las necesidades de su negocio, está el modelo de ERP en la nube híbrido. En este, algunas de sus aplicaciones y datos de ERP estarán en la nube y otros on-premise. A veces esto se conoce como «ERP de dos niveles».
Los sistemas de ERP modernos son abiertos y flexibles, y pueden integrarse fácilmente con una amplia gama de productos de software usando conectores o adaptadores personalizados, como las interfaces de programación de aplicaciones (API). Otros métodos para la integración de ERP incluyen ESB (bus de servicio empresarial) e iPaaS (plataforma de integración como servicio). La iPaaS, que ofrece un enfoque basado en la nube, es una opción muy popular para las empresas modernas. Las plataformas iPaaS pueden sincronizar rápido un ERP on-premise o basado en la nube con aplicaciones SaaS del mismo proveedor o de terceros. Por lo general, requieren poca o ninguna codificación, son flexibles y relativamente baratas, y ofrecen una gran cantidad de otros usos, como generación automática de API, integración de datos de machine learning, integración de redes de internet de las cosas (IoT), contenido preconfigurado, y más.
Existen numerosos proveedores de software ERP, en la figura debajo les listo 12 de mi preferencia, allí estás los caros, los baratos, los que son gratuitos.
En general, a la hora de seleccionar un ERP, yo recomendaría seguir los siguientes diez criterios: 1. Establecer los requisitos empresariales: Desarrolle una lista clara y completa de sus requisitos para su ERP. Utilice todos los recursos disponibles para que esta lista sea excelente. Hable con sus trabajadores de producción y su gerente de compras. Escuche a la gerencia ejecutiva, a sus clientes y proveedores. Llame a los antiguos empleados y a los vendedores actuales. Cuando haya escrito cada idea, priorice toda la lista. Llegue a un consenso sólido sobre qué requisitos son absolutamente «imprescindibles». El siguiente nivel de prioridad incluye cosas que no son obligatorias; pero hay un acuerdo general de que incluirlas beneficiará a la empresa. Cualquier otro elemento de la lista se encuentra en una categoría inferior, simplemente «es bueno tenerlo». 2. Busque apoyo de la “alta dirección”: Este puede parecer un criterio obvio, pero con demasiada frecuencia no se reconoce su importancia. Se puede seleccionar el mejor ERP para la organización, pero sin el apoyo de la alta dirección, el proyecto probablemente esté condenado al fracaso. El apoyo va más allá de simplemente obtener la aprobación de un gasto. Se desea que la dirección encarne activamente su apoyo. Cuando se necesita un recurso de otro departamento, el director puede frenar el progreso proporcionando un apoyo tibio. Cuando surge la opción de apoyar el nuevo ERP o utilizar el sistema actual, se desea tener la seguridad de que el director realmente apoya el ERP, incluso si hay un coste a corto plazo en el momento de la elección. 3. Soporte al usuario: Las personas de todas las áreas funcionales serán usuarios del nuevo ERP. Obtenga su apoyo asegurándose de que sus necesidades y deseos estén incluidos en la lista de requisitos. Esos usuarios, dondequiera que trabajen, tendrán mucho que ganar con el éxito de su implementación de ERP. Hágales saber que tendrán el apoyo que necesitan, como la capacitación y el equipo que necesitan para usar el ERP y recibir valor para ellos, así como para la organización en general. Asegúrese de que sepan que tendrán apoyo para ayudarlos a realizar los cambios necesarios. A cambio, respaldarán sus esfuerzos para usar y beneficiarse de su nuevo ERP. Asegúrese aquí de que la documentación que necesitarán los usuarios esté disponible cuando y donde la necesiten y sea de suficiente calidad para satisfacer sus necesidades. 4. Requisitos funcionales: Su empresa tiene ciertos requisitos funcionales que deben cumplirse incluso antes de que se apliquen los requisitos de cambio y actualización. ¿Este ERP admite pedidos de venta que incluyan productos físicos y servicios relacionados? Si eso es lo que vende su empresa, debe hacerlo. Su empresa opera en varios países del mundo. ¿Los componentes contables del ERP incluyen varias monedas y la capacidad de trabajar con la variedad de sistemas impositivos de esos países? 5. Integración con sistemas existentes: La mayoría de las empresas que están considerando la posibilidad de elegir un sistema ERP tienen otros sistemas que son bastante adecuados para sus propósitos y la empresa no está interesada en cambiar varios sistemas junto con su sistema ERP. La pregunta que ahora debe hacerse es: ¿Cómo se integrarán esos sistemas con el sistema ERP? Casi siempre, hay elementos de datos comunes. ¿Puede el sistema ERP leer y utilizar los datos existentes en ese otro sistema? ¿Permitirá que existan los mismos datos y cómo mantendrá compatibles esos elementos de datos actualizados por separado? ¿Le resultará más útil cambiar el otro sistema para utilizar esos datos del sistema ERP?
6. Presupuesto y recursos: ¿Cuánto dinero hay disponible para un sistema ERP? Si solo tienes 10 dólares, entonces tienes que tener un criterio de selección muy estricto. Un informe de Software Path de 2021 indicó que, en promedio, puedes esperar gastar alrededor de 9000 dólares en cada usuario de tu sistema: es una gran inversión y un recordatorio de que la selección de ERP es una consideración a largo plazo. La mayoría de los sistemas ERP se utilizarán durante una década o más, por lo que el mantenimiento y el soporte continuos del ERP, así como la infraestructura relacionada, son una preocupación presupuestaria. Tu elección de hoy fijará los costos en los presupuestos futuros. 7. Tecnología y escalabilidad futura: Estas preocupaciones se aplican al software utilizado para desarrollar su sistema ERP y al hardware necesario para utilizar dicho sistema. Sabemos que habrá avances y mejoras constantes en ambos dominios. Puede que no queramos que ninguno de los dos funcione a la vanguardia de la tecnología, pero tampoco queremos que ninguno de los dos utilice tecnología obsoleta. Al mismo tiempo, queremos comprar nuestro sistema ERP a un proveedor que tenga un buen historial de logros en cuanto a mantenerse al día con los avances tecnológicos y que prometa mantener esa estrategia. 8. Costo total de propiedad y retorno: Sume todos los costos adicionales en los que incurrirá debido a este ERP. Habrá un monto de compra inicial y algunos gastos iniciales de consultoría. Es posible que necesite algunas actualizaciones de sus servidores y redes de inmediato. Gastará dinero en capacitación y mano de obra temporal mientras su personal implementa el ERP. Tendrá costos de soporte y mantenimiento todos los años mientras use el ERP. Al mismo tiempo, se beneficiará de mejoras en el costo de ejecución del trabajo. Es posible que obtenga ingresos adicionales porque ahora puede brindar servicios y productos a sus clientes que no eran posibles sin este ERP. Distribuya esos costos y beneficios a lo largo del tiempo y calcule su retorno de la inversión. La mayoría de las empresas tienen un umbral de retorno necesario antes de realizar una inversión. Asegúrese de que este ERP supere el umbral de retorno de la inversión de su empresa. 9. Evaluar y seleccionar opciones: El sistema ERP tradicional que se ejecuta en un servidor local y cuenta con el respaldo de un personal de TI interno no es la única opción en la actualidad. Muchas empresas eligen un ERP que se ejecuta en la nube utilizando un marco SaaS. La inversión inicial se reduce a favor de pagos mensuales de «alquiler» que incluyen el software y la mayoría de las necesidades de soporte. Puede elegir un enfoque híbrido en el que su empresa posee el ERP; pero lo opera en la nube, ejecutándose en servidores compartidos. Muchos sistemas ERP actuales también se desarrollan utilizando software de código abierto. Estos se benefician de que el software se puede adquirir de forma gratuita o a un coste muy bajo. Usted tiene el código fuente del código abierto, por lo que tiene la capacidad de realizar personalizaciones completas. Los usuarios de todo el mundo actualizan el ERP de código abierto y encuentran y corrigen errores. Esas mejoras están disponibles para todos los usuarios de inmediato sin necesidad de esperar a que una empresa de desarrollo publique una nueva revisión. 10. Personalización necesaria: El ERP perfecto nunca requerirá ninguna personalización. Dado que es poco probable que ninguno sea perfecto, cualquier personalización será un criterio de selección. Comprenda en su equipo qué personalización se desea y si realmente es esencial. Los sistemas ERP actuales utilizan el conocimiento obtenido de miles de clientes. ¿Hay algún componente de su empresa que sea único entre todas las demás empresas del mundo? No es probable. Si la personalización deseada se puede solucionar fácilmente utilizando un ERP existente, esa personalización no es un criterio de selección. Si esa personalización se puede posponer mientras se utiliza un ERP existente y evaluar más adelante, no es un criterio inmediato, pero la capacidad de implementar esa personalización más adelante sí lo es. Por otro lado, si se requiere una personalización, analice los sistemas ERP teniendo en cuenta la facilidad y la eficiencia de esa personalización. ¿Tiene desarrolladores capacitados en el lenguaje de programación requerido? ¿Hay desarrolladores con esa habilidad disponibles en el mercado laboral? ¿Cómo gestionará su sistema ERP la personalización? ¿Puede utilizar objetos de negocio u otras técnicas de validación para garantizar la compatibilidad con otros componentes del sistema ERP? ¿Puede introducir su personalización sin efectos adversos sobre otros componentes del sistema ERP?
Así pues, los dejo para que seleccionen su ERP. Como he dicho en otras ocasiones, en LADETEC ofrecemos servicios de software y entre ellos ofertamos el desarrollo de un ERP ajustado a las necesidades del cliente. DESOFT vende una versión de Odoo certificada para contabilidad en Cuba.
Nosotros, preferentemente, usamos Odoo, para nosotros y para los clientes. Lo hacemos porque es gratuito, software libre y abierto, porque está programado en Python y nuestros programadores son duchos en ese lenguaje, porque tiene respaldo de una gran comunidad de usuarios y desarrolladores, porque puedes instalar de forma gratuita todos o algunos (los que elijas) de los módulos, porque te permite desarrollar y hospedar tu página de aterrizaje, porque es una forma muy cómoda y eficiente de gestionar los proyectos. En fin…saque usted sus propias conclusiones y elija el ERP que más le satisfaga. Nosotros estamos para servirle:
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